Regulamin platformy

Regulamin określa zasady korzystania z platformy GrantOMat — internetowego narzędzia do składania i obsługi Wniosków w naborach prowadzonych przez Centrum Promocji i Rozwoju Inicjatyw Obywatelskich „PISOP”. Rejestrując konto akceptujesz niniejszy Regulamin oraz Politykę prywatności.

§ 1. Definicje

§ 2. Przedmiot regulaminu i charakter usługi

1. Regulamin określa warunki świadczenia przez Operatora usług drogą elektroniczną za pośrednictwem Platformy, w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2020 poz. 344 z późn. zm.).
2. Korzystanie z Platformy jest bezpłatne. Operator nie pobiera od Użytkowników żadnych opłat za rejestrację konta, składanie Wniosków, konsultacje z Doradcami ani inne funkcjonalności Platformy.
3. Platforma nie jest miejscem zawierania umowy o dofinansowanie — służy wyłącznie do złożenia i obsługi Wniosku w Naborze. Warunki merytoryczne udziału w projekcie regulowane są odrębnie przez regulamin danego Naboru oraz umowę o uczestnictwo zawieraną po pozytywnej ocenie Wniosku.

§ 3. Do czego służy Platforma

GrantOMat pozwala Organizacjom w szczególności:

• zapoznać się z warunkami aktualnie prowadzonych Naborów oraz pobrać dokumenty konkursowe (regulamin, wzory formularzy, karty oceny);
• założyć konto Użytkownika i zarządzać danymi kontaktowymi Organizacji;
• wypełniać Wnioski krok po kroku z możliwością zapisu wersji roboczej w dowolnym momencie (autozapis co kilka sekund);
• dołączać do Wniosku wymagane załączniki (statut, dokument rejestrowy, formularze zgłoszeniowe, dokumenty potwierdzające kryteria formalne);
• weryfikować kompletność formularza przed jego wysłaniem (funkcja „Sprawdź formularz");
• skonsultować wersję roboczą Wniosku z Doradcą PISOP przed jej ostatecznym złożeniem;
• formalnie złożyć Wniosek do oceny;
• otrzymać potwierdzenie złożenia Wniosku w formie wiadomości e-mail wraz z jego kopią w formacie PDF;
• śledzić status Wniosku i przeglądać historię zdarzeń (utworzenie, złożenie, korekty, konsultacje, ocena);
• przeglądać wynik oceny formalnej i punktowej.

§ 4. Wymagania techniczne

Do prawidłowego korzystania z Platformy niezbędne są:

• urządzenie z dostępem do sieci Internet (komputer, tablet, smartfon);
• przeglądarka internetowa w aktualnej wersji: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Safari, Opera — obsługująca standardy HTML5, CSS3, JavaScript ES2020;
• włączona obsługa plików cookies i JavaScript;
• aktywne konto e-mail Użytkownika (używane jako login oraz do komunikacji);
• zalecana rozdzielczość ekranu minimum 1280×720 px (Platforma działa również na urządzeniach mobilnych, ale wypełnianie formularza jest wygodniejsze na większych ekranach);
• stabilne łącze internetowe o przepustowości minimum 1 Mb/s (dla wgrywania załączników).

§ 5. Rejestracja konta i zawarcie Umowy

1. Rejestracja konta następuje przez wypełnienie formularza rejestracyjnego dostępnego pod adresem konkursy.pisop.org.pl/rejestracja.
2. Rejestracja wymaga podania: adresu e-mail, hasła, imienia, nazwiska oraz podstawowych danych identyfikacyjnych Organizacji (nazwa, NIP, forma prawna).
3. Hasło musi mieć minimum 8 znaków, zawierać co najmniej jedną wielką literę, jedną małą literę i jedną cyfrę. Zalecane jest użycie hasła o długości minimum 12 znaków, unikalnego dla tej Platformy.
4. Po wypełnieniu formularza rejestracyjnego, Użytkownik otrzymuje wiadomość e-mail z linkiem aktywacyjnym. Konto jest nieaktywne do momentu kliknięcia linku.
5. Umowa o świadczenie usług elektronicznych zostaje zawarta w chwili aktywacji konta.
6. Użytkownik zobowiązany jest do:
   • podania danych zgodnych z prawdą, kompletnych i aktualnych;
   • bieżącej aktualizacji danych w razie ich zmian;
   • korzystania z Platformy zgodnie z jej przeznaczeniem, obowiązującym prawem oraz zasadami współżycia społecznego.
7. Zarejestrować się może wyłącznie osoba pełnoletnia, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, upoważniona do reprezentacji Organizacji, w imieniu której składa Wniosek.
8. Jeden Użytkownik może reprezentować kilka Organizacji, ale każda Organizacja składa Wniosek pod odrębnym kontem (adresem e-mail).

§ 6. Konto Użytkownika

6.1. Bezpieczeństwo konta

1. Użytkownik zobowiązuje się do zachowania hasła w poufności i nieprzekazywania go osobom trzecim.
2. Operator nie ma wglądu w hasło Użytkownika — jest ono przechowywane wyłącznie w formie zaszyfrowanej (algorytm bcrypt).
3. W razie zapomnienia hasła Użytkownik może skorzystać z funkcji „Resetuj hasło" — na adres e-mail przypisany do konta zostanie wysłany link do ustawienia nowego hasła.
4. W przypadku podejrzenia nieuprawnionego dostępu do konta, Użytkownik powinien niezwłocznie zmienić hasło i zawiadomić Operatora pod adresem pisop@pisop.org.pl.
5. Po 5 nieudanych próbach logowania konto zostaje automatycznie zablokowane na 30 minut w celu ochrony przed atakami brute force.

6.2. Aktualizacja danych i zmiana ustawień

W panelu Użytkownika („Pulpit" → „Moje dane") możesz w każdej chwili:

• zaktualizować dane osobowe (imię, nazwisko, telefon);
• zaktualizować dane Organizacji (nazwa, adres, NIP, KRS, REGON);
• zmienić hasło;
• zmienić adres e-mail (wymaga potwierdzenia na nowym adresie).

6.3. Usunięcie konta

1. Użytkownik może w dowolnym momencie zażądać usunięcia konta, wysyłając wiadomość na adres pisop@pisop.org.pl.
2. Usunięcie konta nie jest możliwe, jeżeli Użytkownik ma Wniosek w trakcie oceny lub trwa realizacja projektu z jego udziałem — w takich przypadkach konto zostaje zamknięte po zakończeniu procesu.
3. Usunięcie konta oznacza usunięcie danych zgodnie z Polityką prywatności — Wersje robocze Wniosków, które nie zostały złożone, są nieodwracalnie usuwane; dane złożonych Wniosków są archiwizowane zgodnie z wymogami Programu.

§ 7. Wypełnianie i składanie Wniosku

7.1. Wypełnianie w wielu sesjach

1. Wniosek można wypełniać w wielu sesjach — Platforma zapisuje Wersję roboczą automatycznie co kilka sekund oraz przy każdej zmianie pola.
2. Wersja robocza pozostaje na koncie Użytkownika do momentu ostatecznego złożenia Wniosku lub zamknięcia Naboru.
3. Do jednego Naboru jedna Organizacja może złożyć jeden Wniosek (chyba że regulamin konkretnego Naboru stanowi inaczej).

7.2. Weryfikacja przed wysłaniem

1. Przed złożeniem Wniosku Użytkownik może skorzystać z funkcji „Sprawdź formularz" — Platforma automatycznie wskazuje brakujące wymagane pola, nieprawidłowe formaty (NIP, e-mail, kwoty) oraz nieprzekroczone limity.
2. Funkcja „Sprawdź formularz" nie zwalnia Użytkownika z odpowiedzialności za merytoryczną kompletność i prawidłowość Wniosku.

7.3. Formalne złożenie Wniosku

1. Formalne złożenie Wniosku następuje przez kliknięcie przycisku „Wyślij wniosek" i potwierdzenie w oknie dialogowym.
2. Po złożeniu Wniosek otrzymuje unikalny numer złożenia (np. „MST/2026/1"), a jego status zmienia się z „Wersja robocza" na „Złożony".
3. Użytkownik otrzymuje wiadomość e-mail z potwierdzeniem złożenia oraz kopią Wniosku w formacie PDF, w którym doklejone są wszystkie wgrane załączniki jako kolejne strony.
4. Wniosek złożony nie może być edytowany przez Użytkownika. Modyfikacja jest możliwa wyłącznie po zwrocie Wniosku przez Doradcę PISOP ze statusem „Do korekty" — w takim wypadku Użytkownik otrzymuje powiadomienie mailowe z informacją, jakie zmiany są wymagane.
5. Wniosek uważa się za złożony w terminie, jeżeli został wysłany przed upływem terminu wskazanego w regulaminie Naboru. Termin wysyłki jest zapisany w Platformie z dokładnością do sekundy.

7.4. Terminowość

Zalecenie: Wniosek najlepiej złożyć z wyprzedzeniem — nie w ostatnich godzinach przed zamknięciem Naboru. W momentach zwiększonego ruchu (np. w ostatniej godzinie) czas odpowiedzi Platformy może być dłuższy. W przypadku problemów technicznych uniemożliwiających wysyłkę w ostatniej chwili, Operator nie może wydłużyć terminu.

§ 8. Załączniki do Wniosku

8.1. Dopuszczalne formaty i limity

8.2. Zasady wgrywania

1. Załączniki są skanowane pod kątem złośliwego oprogramowania przed zapisaniem. Plik zainfekowany zostaje odrzucony, a Użytkownik otrzymuje odpowiedni komunikat.
2. Wzory formularzy zgłoszeniowych (formularz NGO, formularz uczestnika) dostępne są w sekcji „Materiały do pobrania" konkretnego Naboru — można je pobrać, wypełnić w edytorze tekstowym (Word, LibreOffice) i wgrać jako załącznik.
3. Załączniki zawierające dane osobowe osób trzecich (np. formularze uczestników) można wgrać wyłącznie po uzyskaniu ich zgody na przetwarzanie danych — zgodnie z odrębnym oświadczeniem w sekcji H formularza Wniosku.
4. W polu, w którym wymagany jest jeden dokument dla każdej osoby delegowanej, można wgrać albo osobne pliki (po jednym na osobę), albo jeden zbiorczy dokument zawierający wszystkie formularze — Platforma poprosi o potwierdzenie decyzji przy wysyłaniu Wniosku.

§ 9. Konsultacje z Doradcą (funkcjonalność opcjonalna)

1. Platforma udostępnia mechanizm konsultacji Wniosku z Doradcą PISOP. Dostępność konsultacji dla danego Naboru ustala regulamin konkretnego Naboru — nie każdy Nabór przewiduje tę funkcję.
2. Jeżeli konsultacje są udostępnione, w widoku formularza pojawia się przycisk „Wyślij do konsultacji". Wniosek pozostaje wówczas w statusie „Wersja robocza", a wskazany Doradca uzyskuje wgląd w jego treść.
3. Wymiana wiadomości między Użytkownikiem a Doradcą odbywa się w wątku dostępnym w pulpicie Użytkownika (sekcja „Konsultacje"). Powiadomienia o nowych wiadomościach wysyłane są mailowo.
4. Konsultacja ma charakter doradczy. Zakres, terminowość i wiążący charakter uwag Doradcy dla dalszej oceny Wniosku określa regulamin konkretnego Naboru.
5. Skorzystanie z konsultacji jest dobrowolne i nie zastępuje formalnego złożenia Wniosku — złożenie zawsze wymaga oddzielnego kliknięcia przycisku „Wyślij wniosek".

§ 10. Obsługa procesu oceny w Platformie

Niniejszy Regulamin określa wyłącznie techniczne aspekty obsługi oceny Wniosku w Platformie. Konkretne zasady oceny, kryteria kwalifikacji, liczba etapów, sposób punktacji, definicje wyników oraz procedura odwoławcza są ustalane odrębnie przez regulamin każdego Naboru — publikowany w sekcji „Materiały do pobrania" konkretnego konkursu.

1. Po formalnym złożeniu Wniosku (§ 7) jego dalsze losy w Platformie odzwierciedlane są przez zmiany statusu. Zakres statusów i ich znaczenie mogą różnić się między poszczególnymi Naborami — zgodnie z ich regulaminami.
2. Każda zmiana statusu Wniosku jest:
   • widoczna w pulpicie Użytkownika (sekcja „Moje wnioski");
   • opisana w historii zdarzeń Wniosku (ikona klepsydry — timeline);
   • notyfikowana Użytkownikowi mailowo na adres przypisany do konta.
3. Jeżeli w danym Naborze przewidziano etap korekty, Wniosek zwrócony przez PISOP do poprawy staje się ponownie edytowalny. Użytkownik wprowadza wymagane zmiany i ponownie klika „Wyślij wniosek".
4. Ostateczne wyniki (decyzje o zakwalifikowaniu, odrzuceniu, przydzieleniu dofinansowania itp.) publikowane są w Platformie oraz — jeżeli tak stanowi regulamin danego Naboru — w postaci list publicznych.
5. Zasady, tryb i terminy odwołania od decyzji oraz sposób jego wniesienia określa wyłącznie regulamin konkretnego Naboru. Platforma może udostępniać w tym celu odrębny mechanizm (np. formularz odwołania) — jeżeli regulamin Naboru go przewiduje.

§ 11. Prawa i obowiązki Użytkownika

Użytkownik ma prawo:

• korzystać ze wszystkich funkcjonalności Platformy zgodnie z jej przeznaczeniem;
• otrzymać potwierdzenie każdej istotnej czynności (rejestracja, złożenie Wniosku, korekta, zmiana statusu);
• uzyskać wgląd we wszystkie dane zgromadzone na jego koncie;
• wnieść reklamację dotyczącą działania Platformy;
• korzystać z bezpłatnej pomocy technicznej pod adresem pisop@pisop.org.pl.

Użytkownik jest zobowiązany do:

• przestrzegania niniejszego Regulaminu oraz regulaminu konkretnego Naboru;
• podawania danych zgodnych z prawdą;
• zachowania hasła w poufności;
• nienaruszania praw osób trzecich (w tym poprzez wgrywanie treści bez odpowiednich uprawnień);
• uzyskania zgód osób trzecich na przetwarzanie ich danych przed wpisaniem ich do formularza;
• informowania Operatora o zauważonych błędach lub problemach technicznych.

§ 12. Zakazane działania

Zabronione jest:

• używanie Platformy w sposób naruszający obowiązujące prawo, prawa osób trzecich lub dobra osobiste;
• podszywanie się pod inną osobę fizyczną lub organizację;
• wgrywanie plików zawierających złośliwe oprogramowanie, wirusy, kody wykonywalne lub inne treści mogące zakłócić działanie Platformy;
• wgrywanie treści o charakterze bezprawnym, obraźliwym, dyskryminacyjnym lub naruszającym dobra osobiste osób trzecich;
• próby uzyskania nieuprawnionego dostępu do kont innych Użytkowników, danych, systemów lub infrastruktury Platformy;
• automatyczne zbieranie danych z Platformy (scraping, crawling), za wyjątkiem publicznie dostępnych zasobów zgodnie z ich przeznaczeniem;
• przeprowadzanie testów penetracyjnych lub prób obejścia zabezpieczeń Platformy bez pisemnej zgody Operatora;
• korzystanie z Platformy w sposób, który mógłby zakłócić jej działanie dla innych Użytkowników (spam, flooding, ataki DoS);
• udostępnianie własnego konta osobom trzecim.

Naruszenie powyższych zasad może skutkować:

• ostrzeżeniem;
• zablokowaniem konta Użytkownika;
• anulowaniem złożonych Wniosków;
• zgłoszeniem sprawy do odpowiednich organów ścigania;
• odpowiedzialnością cywilną i karną Użytkownika.

§ 13. Odpowiedzialność Operatora

1. Operator dokłada należytej staranności, aby Platforma działała bez przerw i błędów. Z uwagi na charakter usług internetowych nie może jednak zagwarantować 100% dostępności.
2. Operator nie ponosi odpowiedzialności za:
   • treść danych wprowadzonych przez Użytkownika — za prawdziwość, kompletność i aktualność Wniosku odpowiada Użytkownik;
   • skutki podania nieprawidłowych, niekompletnych lub nieaktualnych danych;
   • brak dostępu do Platformy wynikający z przyczyn niezależnych od Operatora (awarie łączy internetowych po stronie Użytkownika, problemy z dostawcą Internetu, blokady na poziomie firewalla firmowego itp.);
   • szkody wynikające z korzystania z Platformy niezgodnie z Regulaminem;
   • szkody wynikające z ujawnienia hasła przez Użytkownika;
   • utratę danych wynikającą z siły wyższej.
3. Operator zastrzega sobie prawo do czasowych przerw technicznych w działaniu Platformy niezbędnych do konserwacji, aktualizacji lub napraw. O planowanych przerwach Operator informuje z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem drogą mailową i komunikatem w Platformie.
4. W razie awarii uniemożliwiającej złożenie Wniosku w terminie, Użytkownik powinien niezwłocznie zawiadomić Operatora — Operator może podjąć decyzję o wydłużeniu terminu Naboru lub przyjęciu Wniosku w formie awaryjnej (e-mail z pełną dokumentacją).

§ 14. Prawa własności intelektualnej

1. Wszelkie prawa autorskie do oprogramowania Platformy, jej wyglądu, elementów graficznych, tekstów instrukcyjnych oraz wzorów formularzy przysługują Operatorowi lub licencjodawcom Operatora.
2. Treści opublikowane w Platformie (opisy Naborów, materiały informacyjne, dokumenty konkursowe) są chronione prawem autorskim. Ich powielanie, rozpowszechnianie lub modyfikowanie bez zgody Operatora jest zabronione.
3. Wgrywając treści (w tym załączniki) do Platformy, Użytkownik oświadcza, że posiada odpowiednie prawa do tych treści i ich zamieszczenie nie narusza praw osób trzecich.
4. Użytkownik udziela Operatorowi niewyłącznej, nieodpłatnej licencji na przetwarzanie treści wgrywanych do Platformy — wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług oraz realizacji obowiązków wynikających z Naboru i projektu.

§ 15. Ochrona danych osobowych

Zasady przetwarzania danych osobowych opisane są w odrębnym dokumencie: Polityka prywatności. Dokument ten stanowi integralną część niniejszego Regulaminu.

Rejestrując konto akceptujesz zarówno niniejszy Regulamin, jak i Politykę prywatności.

§ 16. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące funkcjonowania Platformy można składać:
   • drogą e-mailową na adres pisop@pisop.org.pl (z dopiskiem „REKLAMACJA" w tytule);
   • pisemnie na adres siedziby Operatora.
2. Reklamacja powinna zawierać:
   • dane Użytkownika (imię, nazwisko, adres e-mail konta);
   • opis problemu (kiedy wystąpił, jakie czynności zostały podjęte, jaki był efekt);
   • w miarę możliwości — zrzut ekranu lub inny materiał dowodowy;
   • oczekiwany sposób rozstrzygnięcia reklamacji.
3. Operator rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni od otrzymania kompletnego zgłoszenia. W szczególnie skomplikowanych przypadkach termin może zostać wydłużony do 30 dni, o czym Użytkownik zostanie poinformowany.
4. Odpowiedź na reklamację zostanie wysłana na adres e-mail przypisany do konta Użytkownika.
5. Nierozpatrzenie reklamacji w terminie 30 dni oznacza jej uznanie przez Operatora.

§ 17. Zmiany Regulaminu

1. Operator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie, w szczególności w związku ze:
   • zmianami przepisów prawa;
   • wprowadzeniem nowych funkcjonalności Platformy;
   • zmianą warunków świadczenia usług;
   • koniecznością doprecyzowania niejasnych zapisów.
2. O istotnych zmianach Operator informuje zarejestrowanych Użytkowników drogą mailową co najmniej 14 dni przed wejściem w życie nowej wersji Regulaminu.
3. Aktualna wersja Regulaminu jest zawsze dostępna pod adresem konkursy.pisop.org.pl/regulamin wraz z informacją o dacie ostatniej zmiany.
4. Dalsze korzystanie z Platformy po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację.
5. W przypadku braku akceptacji zmian, Użytkownik może wypowiedzieć Umowę przez usunięcie konta (§ 6.3) — bez ponoszenia jakichkolwiek konsekwencji finansowych.
6. Zmiany Regulaminu nie mają wpływu na Wnioski złożone przed wejściem zmian w życie — te są rozpatrywane na zasadach obowiązujących w chwili ich złożenia.

§ 18. Rozwiązanie Umowy

1. Umowa o świadczenie usług elektronicznych jest zawarta na czas nieokreślony.
2. Użytkownik może w każdej chwili wypowiedzieć Umowę przez usunięcie konta (§ 6.3), bez podania przyczyny i bez zachowania okresu wypowiedzenia.
3. Operator może wypowiedzieć Umowę i zablokować konto Użytkownika ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:
   • rażącego naruszenia postanowień Regulaminu (w szczególności § 12);
   • podejmowania działań zagrażających bezpieczeństwu Platformy lub innych Użytkowników;
   • podejmowania działań naruszających prawo lub prawa osób trzecich;
   • podania fałszywych danych przy rejestracji.
4. W przypadku wypowiedzenia Umowy przez Operatora, Użytkownik jest informowany drogą mailową o przyczynie i dacie zakończenia usług.

§ 19. Prawo właściwe i rozstrzyganie sporów

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego, w tym w szczególności:
   • Kodeks cywilny;
   • ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną;
   • ustawę o ochronie danych osobowych i RODO;
   • ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;
   • przepisy dotyczące funduszy europejskich (w tym rozporządzenia UE dot. Programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027).
2. Ewentualne spory strony będą rozstrzygać polubownie. Jeśli to nie będzie możliwe, właściwy będzie sąd powszechny właściwy dla siedziby Operatora (Leszno).
3. Użytkownik będący konsumentem może również skorzystać z pozasądowych metod rozstrzygania sporów (mediacja, sąd polubowny, platforma ODR: ec.europa.eu/consumers/odr).

§ 20. Postanowienia końcowe

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem 23 lipca 2026 r.
2. W przypadku nieważności lub nieskuteczności któregokolwiek z postanowień Regulaminu, pozostałe postanowienia zachowują moc.
3. Regulamin dostępny jest w wersji elektronicznej pod adresem konkursy.pisop.org.pl/regulamin — w formie umożliwiającej pobranie, zapisanie i wydrukowanie.
4. Wszelkie pytania dotyczące Regulaminu prosimy kierować na adres pisop@pisop.org.pl.

§ 21. Historia zmian Regulaminu

Ostatnia aktualizacja: 23 lipca 2026 r.
Wersja dokumentu: 2.0